Contoh Proposal Program Huma

PROPOSAL PROGRAM HUMAS

PT COCA-COLA AMATIL INDONESIA

 

Tugas Mata Kuliah Hubungan Masyarakat

Jurusan Dharmaduta

SEKOLAH TINGGI AGAMA BUDDHA NEGERI SRIWIJAYA

Disusun oleh:

Okta Viani

Martadiyanto

Fiona Pualim

Contact Person:

oviani436@yahoo.com

marta_diyanto@yahoo.co.id

A.    LATAR BELAKANG

1.      Sejarah Perusahaan Coca Cola

Rasa menyegarkan Coca Cola pertama kali diperkenalkan pada tanggal 8 Mei 1886 oleh John Styth Pemberton, seorang ahli farmasi dari Atlanta, Georgia, Amerika Serikat. Dialah yang pertama kali mencampur sirup karamel yang kemudian dikenal sebagai Coca Cola. Frank M. Robinson, sahabat sekaligus akuntan John, menyarankan nama Coca Cola karena berpendapat bahwa dua huruf C akan tampak menonjol untuk periklanan. Kemudian, ia menciptakan nama dengan huruf-huruf miring mengalir, Spencer, dan lahirlah logo paling terkenal di dunia. Dr. Pemberton menjual ciptaannya dengan harga 5 sen per gelas di apotiknya dan mempromosikan produknya dengan membagi ribuan kupon yang dapat ditukarkan untuk mencicipi satu minuman cuma-cuma. Pada tahun tersebut ia menghabiskan US$46 untuk biaya periklanan.

Pada tahun 1892, Pemberton menjual hak cipta Coca Cola ke Asa G. Chandler yang kemudian mendirikan perusahaan Coca-Cola pada 1892. Chandler piawai dalam menciptakan perhatian konsumen dengan cara membuat berbagai macam benda-benda cinderamata berlogo Coca Cola. Benda-benda tersebut kemudian dibagi-bagi di lokasi-lokasi penjualan penting yang berkesinambungan. Gaya periklanan yang inovatif, seperti desain warna-warni untuk bus, lampu gantung hias dari kaca, serta serangkaian cinderamata seperti kipas, kalender dan jam dipakai untuk memasyarakatan nama Coca-Cola dan mendorong penjualan.

Upaya mengiklankan merek Coca Cola ini pada mulanya tidak mendorong penggunaan kata Coke, bahkan konsumen dianjurkan untuk membeli Coca Cola dengan kata-kata berikut: "Mintalah Coca Cola sesuai namanya secara lengkap; nama sebutan hanya akan mendorong penggantian produk dengan kata lain". Tetapi konsumen tetap saja menghendaki Coke, dan akhirnya pada tahun 1941, perusahaan mengikuti selera popular pasar. Tahun itu juga, nama dagang Coke memperoleh pengakuan periklanan yang sama dengan Coca Cola, dan pada tahun 1945, Coke resmi menjadi merek dagang terdaftar.

Lahirnya Coca-Cola Indonesia

Coca Cola lahir di Indonesia ini sekitar tahun 1927, ketika De Nederland Indische Mineral Water Fabrieck (Pabrik Air Mineral Hindia Belanda) membotolkan untuk pertama kalinya di Batavia (Jakarta). Produk Coca Cola lumpuh pada zaman penjajahan Jepang (1942-1945) tetapi tepat pada sesudah kemerdekaan Republik Indonesia, pabrik tersebut beroperasi dibawah nama The Indonesia Bottles Ltd NV (IBL) dengan status perusahaan nasional. Pada tahun 1971 dengan penambahan mitra usaha dan modal, didirikannya pabrik pembotolan pertama di Indonesia dengan nama baru PT. Djaya Beverage Bottling Company. Tercatat sampai saat ini 11 pabrik Coca Cola yang beroperasi di berbagai propinsi di Indonesia.

2.      Profil dan Produk Perusahaan

a.      Profil Perusahaan

Coca-Cola Amatil Indonesia  sebagai perusahaan minuman ringan terkemuka di Indonesia yang memproduksi dan mendistribusikan produk-produk berlisensi dari The Coca-Cola Company, selalu ingin memberikan layanan terbaik kepada seluruh pelanggan dan konsumen.

National Contact Centre sebagai Layanan Pelanggan yang dimiliki oleh Coca-Cola Amatil Indonesia sejak tahun 2005 adalah bentuk komitmen untuk memberikan kemudahan akses bagi pelanggan, konsumen maupun masyarakat yang ingin berinteraksi dan membutuhkan layanan dari CCAI. Dengan didukung oleh sumber daya manusia yang berkualitas dan handal, proses serta sistem dan teknologi yang terintegrasi, kami siap membantu Anda. Layanan Pelanggan Coca-Cola Amatil Indonesia dapat dihubungi melalui:

Telephone : 0800 100 2653

E-mail : ncc@sea.ccamatil.com

Sms : 0812 112 2653

Website : www.coca-colaamatil.co.id  

Layanan Coca-Cola Amatil Indonesia dapat dihubungi pada:

Hari : Senin - Jum'at, Pukul 07:00 - 21:00 WIB

Sabtu,  Pukul 08:00 - 17:00 WIB

b.      Produk Perusahaan

Coca-Cola pernah mengeluarkan minuman cola lain dengan merek Coke, yang paling umum adalah Diet Coke, kemudian Caffeine-Free Coca-Cola, Diet Coke Caffeine-Free, Coca-Cola Cherry, Coca-Cola Zero, Coca-Cola Vanilla, dan beberapa versi khusus berperisa lemon, jeruk nipis, atau kopi. Menurut Interbrand pada tahun 2011, Coca-Cola adalah merek pewarna karamel, pengatur keasaman asam fosfat, kafein.

3.      Lokasi Perusahaan

Semua produk yang dijual dan didistribusikan oleh Coca-Cola Amatil Indonesia diproduksi langsung di Indonesia. Saat ini ada delapan pabrik pembotolan yang tersebar di seluruh Indonesia, yaitu di Cibitung-Bekasi, Medan, Padang, Lampung, Bandung, Semarang, Surabaya dan Denpasar.

Semua pabrik diwajibkan untuk mematuhi dan bahkan kerap kali melampaui standarisasi DKI JAKARTA

4.      Visi dan Misi Perusahaan

internasional dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pabrik kami juga teratur melaksanakan audit di bidang pengawasan mutu, lingkungan, kesehatan dan  keselamatan kerja.

Selama ini pabrik-pabrik kami di Indonesia telah menerima berbagai penghargaan dari The Coca-Cola Company atas pencapaian standar yang melampaui pabrik-pabrik sejenis di dunia. Atas kebanggan ini, kami membuka kesempatan bagi semua orang yang ingin melihat langsung proses produksi kami yang higienis dan berkualitas.

Kantor pusat coca-cola di Indonesia, terletak di:

Jl. Jend Sudirman 28 Wisma GKBI Lt 8
JAKARTA 10210

Visi

Visi Perusahaan adalah “Menjadi perusahaan produsen minuman terbaik di Asia Tenggara”.

a.      Misi

Misi Perusahaan adalah “Memberikan kesegaran kepada pelanggan dan konsumen kita dengan rasa bangga dan semangat sepanjang hari, setiap hari.”Agar kita dapat memenuhi visi dan misi kita, cara kerja kita dan cara kita berhubungan dengan semua pihak yang memiliki kepentingan atas Perusahaan mulai dari konsumen dan pelanggan hingga ke pemasok, terhadap pemerintah dan diri kita sendiri harus dibangun atas dasar nilai-nilai yang kuat. Bertumpu pada dasar kejujuran dan integritas, nilai-nilai inti kita adalah:

1)      Sumber Daya Manusia: Mengembangkan Sumber Daya Manusia, menghargai prestasi serta menikmati apayang kita lakukan.

2)      Pelanggan: Menang untuk pelanggan dan untuk diri sendiri.

3)      Semangat: Semangat untuk bertindak, bertanggung jawab dan sukses.

4)      Inovasi: Selalu mencari cara yang lebuh baik.

5)      Keunggulan : Senantiasa melakukan pekerjaan yang terbaik.

6)      Warganegara yang baik : Melakukan hal yang benar dari Perusahaan, masyarakat dan sesama.

5.      Motto / Slogan Perusahaan

Slogan yang sekarang di gunakan adalah “Buka Coca Cola Buka Semangat Baru”.

6.      Struktur organisasi

Di dalam sebuah perusahaan tentunya memiliki struktur organisasi. Adapun struktur Organisasi dari PT Coca Cola Amatil Indonesia adalah sebagai berikut:

1)      SCM (Sales Center Manager)

Sales Center Manager merupakan Koordinator yang paling tinggi, yang memiliki tugas mengkoordinasi tiap-tiap kegiatan di Warehouse Bandung Metro. SCM membawahi SCA. Fungsi dan Tanggung jawab dari Sales Center Manager yaitu mengkoordinir setiap kegiatan distribusi di warehouse, mengarahkan perumusan pokok-pokok kebijakan perusahaan dan strategi umum perusahaan yang akan menjadi acuan dalam penyusunan kebijakan operasional dan strategi.

2)      SCA (Sales Center Administration)

SCA membawahi Bookeeper, Cashier, Shipping Head, General Affair Staff. Adapun tugas dari Sales Center Administration adalah:

a.       Mengkoordinasikan bagian administrasi dan keuangan perusahaan.

b.      Memeriksa prosedur penagihan piutang kepada pelanggan.

c.       Bertanggung jawab atas keamanan persediaan barang di gudang.

d.      Memeriksa hasil penjualan baik tunai maupun kredit Sales Center Administration juga membawahi beberapa bagian-bagian yang menunjang, yaitu :

a)      Bookeeper

Bookeeper memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

                                                  i.      Mentransfer, memasukkan dan menganalisa seluruh transaksi hari sebelumnya yang belum sempat dicatat.

                                                ii.      Melakukan settlement terhadap shortage barang salesman hari sebelumnya dengan memasukkan payment dan adjustment.

                                              iii.      Melakukan analisis komprehensif dan review pada seluruh dokumen yang dimasukkan atau di transfer guna menentukan route yang dibebankan kepada salesman.

                                              iv.      Menyimpan seluruh laporan route settlement dan dokumen.

                                                v.      Menjalankan generic checking data route settlement sampai seluruh kesalahan yang ada terkoreksi.

                                              vi.      Mencetak laporan staff settlement dan mentransfer ke salesman.

b)      Cashier

Tugas dan kewajiban dari kasir adalah sebagai berikut:

                                                  i.      Menghitung jumlah setoran yang diterima dari salesman setiap hari.

                                                ii.      Mengakomodasikan pengeluaran uang yang telah disetujui oleh koordinator administrasi dan keuangan.

                                              iii.      Membuat laporan keuangan.

                                              iv.      Melakukan pembayaran upah gaji insentif.

                                                v.      Memberikan informasi mengenai saldo petty cash pada koordinator administrasi setiap hari.

                                              vi.      Menghitung dan menyerahkan setoran uang pada pihak bank.

                                            vii.       Mengeluarkan faktur-faktur yang akan ditagih oleh salesman pada hari itu.

c)      Shipping Head

Tugas dan wewenang dari Shipping Head adalah sebagai berikut:

                                                  i.      Bertanggung jawab atas persediaan barang dagangan di gudang.

                                                ii.      Mencatat barang dagangan yang masuk dari pihak atau barang yang akan dijual.

                                              iii.      Melakukan stok opname persediaan di gudang.

                                              iv.       Mencatat dan mengecek dokumen-dokumen barang yangdibawa pulang.

d)      General Affair Staff

Memilki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

                                                  i.      Bertanggung jawab atas kepersonaliaan.

                                                ii.      Membuat laporan bulanan absensi.

                                              iii.      Bertanggung jawab terhadap hasil kerja dan keberhasilan.

                                              iv.       Menyediakan kebutuhan alat-alat tulis.

3)      Supervisor

Tugas dan tanggung jawab supervisor adalah sebagai berikut:

a.       Supervisor harus memiliki target penjualan.

b.      Mengembangkan suatu pasar.

c.       Supervisor memastikan absent.

d.      Loading Compotition (muatan ke mobil) barang dari gudang ke kendaraan.

e.       Choacing.

f.       Pengelolaan kredit.

g.      Merekap hasil penjualan dari salesman.

h.      Memonitor dari penjualan salesman.

i.        Memeriksa RHF (rincian setoran).

j.        Memeriksa loading untuk besok pagi.

4)  Salesman

Adapun yang menjadi tanggung jawab dari salesman adalah sebagai berikut:

a.       Mengunjungi Dister.

b.      Membawa produk yang cukup.

c.       Merawat kendaraan.

d.      Menawarkan penambahan stok.

e.       Membuka Dister baru.

f.       Membantu meningkatkan dister / lingkungan.

g.      Menawarkan peralatan display.

h.      Menawarkan BOP material.

i.        Menawarkan program bila ada.

j.        Melakukan merchandising.

k.      Melakukan transaksi penjualan yang benar.

l.        Monitor aktivitas pasar.

m.     Melakukan komunikasi rutin.

n.      Melatih dan membimbing helper

7.      Aktivitas dan Kondisi

Aktivitas dan kondisi dari perusahaan coca-cola sendiri sekarang ini kian melesat dari tahun ke tahun. CCAI sekarang ini  banyak memunculkan produk-produk baru serta membuat program-program baru, di antaranya yaitu membuka kesempatan kerja baru bagi para pemuda yang berkomitmen serta para profisional yang berpengalaman untuk memulai perjalan karir yang luar biasa bersama CCAI karena setiap kontribusi unik individu diakui dan mendapatkan perhargaan. CCAI juga bekerjasama dengan Quiksilver Indonesia, memulai program Beach Clean Up untuk mengurangi sampah di daerah pesisir Bali. Selain itu aktivitas dari perusahaan tersebut adalah mendistribusikan minuman-minuman ringan dari produk coca-cola sendiri keberbagai wilayah Indonesia.

8.      Pentingnya Program Humas Dalam Perusahaan Coca-cola

Humas berperan penting dalam kelancaran pada bidang bidang yang menangani tentang pelayanan untuk mayarakat luas, kerena humas bukanlah suatu iklan yang mempromosikan melalui berbagai media, melainkan suatu usaha dalam melancarkan Visi Misi pada Perusahaan Coca Cola.

B.     RISET KEBUTUHAN HUMAS

Riset perlu dilakukan oleh humas dari suatu perusahaan. Banyak tipe riset yang bisa dilakukan untuk mendapatkan data. Dalam hal ini, humas mengambil metode observasi secara langsung terhadap beberapa responden untuk mendapatkan jawaban mengenai masalah yang dihadapi oleh Perusahaan Coca Cola. Masalah utama yaitu minat masyarakat untuk membeli produk dari Perusahaan Coca Cola semakin menurun. Akar pokok dari masalah ini yaitu adanya produk dari perusahaan yang cacat di pasaran. Dalam masalah ini, humas mengambil sumber dari beberapa toko penjual produk Coca Cola hingga ke pabrik produksi.

Riset ini dilakukan di salah satu daerah di Jakarta pada tanggal 19 Agustus 2013. Prosesnya, yaitu humas terjun ke sumber observasi untuk meneliti apakah benar isu mengenai produk-produk gagal dari PT Coca Cola yang menyebar ke pasaran. Setelah terbukti bahwa isu tersebut benar, maka humas melanjutkan pengamatan ke dalam proses produksi maupun distribusi. Hasilnya pun memang diketahui bahwa terjadi penumpukan barang di gudang sehingga produk-produk yang sudah jadi mengalami penumpukan, sehingga produk-produk tersebut telah melewati masa kadaluwarsa sebelum didistribusikan. Setelah itu humas mengambil tindakan dengan cara menarik barang kadaluwarsa yang telah tersebar di pasaran dan mengambil barang yang menumpuk di gudang. Selain itu, humas juga harus mengadakan konferensi pers untuk menjelaskan jika produk-produk kadaluwarsa dari Coca Cola telah ditarik. Humas juga bisa menyebarkan iklan-iklan tentang kemasan baru dari produk-produk Perusahaan Coca Cola untuk mengembalikan citra positif dari perusahaan sekaligus menarik minat dari konsumen. Iklan ini disebarkan melalui berbagai media diantaranya media cetak dan media elektronik.

Setelah beberapa bulan kemudian, hasilnya pun cukup memuaskan. Persentase masyarakat yang percaya dengan PT Coca Cola mengalami peningkatan. Hal ini terbukti dari angka penjualan produk-produk dari Perusahaan Coca Cola yang juga meningkat.

Dalam riset ini humas mengalami berbagai kendala diantaranya kurangnya minat dari pihak toko penjual produk perusahaan dan pihak internal perusahaan dalam berpartisipasi dengan program yang humas buat. Tetapi hal tersebut tidak menjadi kendala yang sangat berat karena humas dalam hal ini harus mampu membangkitkan kepercayaan dan minat masyarakat, untuk membeli produk-produk dari Perusahaan Coca Cola. Dengan hasil yang cukup memuaskan, maka dalam riset ini humas merasa bangga karena program yang dijalankan dapat berjalan dengan lancar meskipun ada sedikit hambatan.

C.    TUJUAN PROGRAM HUMAS

Tujuan utama dari program humas dalam masalah ini adalah untuk meningkatkan jumlah konsumen yang mengetahui bahwa PT Coca-cola telah menarik produk-produk gagalnya dari pasaran khususnya di daerah Jakarta sendiri, dimana terdapat pusat PT Coca-cola. Pada awalnya konsumen yang mengetahui bahwa PT Coca-cola telah menarik produknya sebanyak 60%. Tetapi akhirnya mengalami peningkatan menjadi 90%. Setelah target itu tercapai maka konsumen akan berasumsi positif tentang perusahaan.

Dengan demikian, akan membuat minat konsumen untuk membeli produk-produk dari PT Coca-cola semakin meningkat dan tercapailah tujuan yang diharapkan dari program humas tersebut. Waktu yang di perlukan untuk mencapai tujuan tersebut yaitu desember 2013 samapai juni 2014.

D.    STRATEGI

Untuk meningkatkan kepercayaan dan minat konsumen agar membeli produk dari perusahaan, maka diadakanlah berbagai ragam strategi yang di gunakan. Strategi-strategi tersebut adalah sebagai berikut:

1)      Penarikan produk-produk cacat di pasaran untuk membangun kepercayaan konsumen terhadap perusahaan.

2)      Membangun relasi kehumasan dengan berbagai komunitas dan pihak lain yang ada pada masyarakat.

3)      Dalam strategi ini targetnya yaitu masyarakat luas, khususnya para pedagang minuman dan konsumen.

4)      Pendanaan yang humas lakukan yaitu melalui banyak sponsor yang sudah bergabung dalam system perusahaan.

5)      Diadakan sosialisasi kepada masyarakat luas mengenai perusahan coca-cola.

6)      Diadakanlah suatu event seperti mudik bersama dan festival music.

7)      Membuat kemasan produk baru agar lebih menarik perhatian konsumen.

8)      Dalam program ini, area yang humas pilih lebih berfokus pada daerah Jakarta yang merupakan tempat dimana kantor pusat Perusahaan Coca Cola Indonesia berdiri. Terdapat banyak lapisan masyarakat, khususnya pedagang dan pembeli, yang beragam sehingga bisa memberikan berbagai argumen tentang Perusahaan Coca Cola beserta produk-produknya dari berbagai sudut pandang.

E.     TAKTIK

Dalam hal ini humas memilih berbagai media, baik media elektronik, media cetak, maupun jejaring social diantaranya youtube, facebook, tweeter membuat group melalui smart phone, website, dan lain-lain. Alasan humas mengambil media ini, karena sekarang tiga jenis media ini yang banyak digunakan oleh masyarakat. Contohnya saja televisi , radio, Koran, poster, bahkan jejaring sosial sangat digemari oleh masyarakat luas. Bukan hanya itu saja, bahkan banyak pengusaha yang menggunakan jejaring sosial untuk membangun koneksi denga teman sejawatnya. Melalui media tersebut biaya yang dikeluarkanpun juga tidak banyak.

Melalui facebook, pesan yang disampaikan yaitu tentang profil Perusahaan Coca Cola dan berbagai produk di dalamnya. Lalu ada juga situs website youtube. Pesan yang disampaikan melalui youtube lebih ringan karena pesan yang disampaikan dalam bentuk short film sehingga yang melihatpun cepat menangkap. Tidak jauh berbeda pada tweeter dan group dalam smart phone, humas memberikan gambaran-gambaran profil Perusahaan Coca Cola beserta produk-produknya.

Selain itu, humas juga bisa memasang iklan di televisi, membuat poster yang akan di pasang di berbagai tempat yang menarik serta ramai. Alasan humas juga mengambil media ini, karena selain media internet, media-media ini adalah media yang bisa dilihat oleh sebagian besar masyarakat di Indonesia. Melalui poster, pesan yang di sampaikan juga di kemas secara menarik agar masyarakat luas yang membacanya, berminat untuk membeli produk dari perusahaan coca-cola tersebut dan juga agar masyarakat ikut berpartisipasi dalam event yang sedang di adakan oleh perusahaan coca-cola.

E.     TIME LINE

KEGIATAN	SASARAN	WAKTU	BIAYA
Penarikan produk cacat dari pasar	Outlet coca-cola	Desember 2013-februari 2014	Rp. 30.000.000
Konferensi Pers	Masyarakat luas	Maret 2014	Rp. 1.000.000
Seminar	Masyarakat luas	Maret 2014	Rp. 2.000.000
Festival music	Masyarakat luas, khususnya remaja	Maret 2014	Rp. 10.000.000
Pembuatan kemasan produk baru	Masyarakat luas	Maret 2014	Rp. 5.000.000
Pembuatan Short film	Pengguna youtube	Maret-desain 2014 April-release 2014	Rp. 1.200.000
Pembuatan iklan	Masyarakat luas	Mei 2014	Rp. 5.000.000
Pembuatan poster	Masyarakat luas	Juni 2014	Rp. 1.000.000
Mudik Bersama	Masyarakat luas	Juni 2014	Rp. 10.000.000

LAMPIRAN